Diese Übersetzung dient ausschließlich der Information. Bei Streitigkeiten oder Auslegungsfragen ist die französische Fassung rechtlich verbindlich. Die belgischen Rechtsverweise (Code des sociétés et des associations — CSA, Code de droit économique — CDE) bleiben in ihrer ursprünglichen französischen Bezeichnung erhalten.

Geschäftsordnung

Titel I - Gegenstand und Anwendungsbereich

1. Die vorliegende Geschäftsordnung ergänzt die Satzung der VoG „Le Comité Kurde” (LCK). Sie legt die Regeln für die tägliche Funktionsweise der Vereinigung fest.

2. Die vorliegende Geschäftsordnung ergänzt die Satzung. Im Falle eines Widerspruchs hat die Satzung Vorrang.

Titel II - Sitz und Sitzungen

3. Der Gesellschaftssitz wird durch die Satzung festgelegt. Da die VoG nicht über eigene ständige Räumlichkeiten für ihre Verwaltungstätigkeit verfügt, wird die Korrespondenz am Gesellschaftssitz oder unter jeder anderen vom Verwaltungsrat bestimmten Adresse bearbeitet.

4. Die Sitzungen des Verwaltungsrats und der Generalversammlung können stattfinden:

   • in Präsenz, an jedem geeigneten Ort (gemieteter Saal, Café, Wohnung eines Mitglieds);
   • per Videokonferenz oder Audiokonferenz;
   • durch schriftliche Konsultation (in der Satzung vorgesehenes schriftliches Verfahren).

5. Die Einladungsmodalitäten geben den Ort oder den Verbindungslink an.

Titel III - Kommunikation

6. Die offiziellen Mitteilungen der VoG erfolgen durch:

   • elektronische Post (E-Mail);
   • Sofortnachrichtendienste (WhatsApp, Signal usw.);
   • jedes andere zwischen den Mitgliedern vereinbarte schriftliche Mittel.

7. Die Mitglieder müssen dem Verwaltungsrat eine gültige E-Mail-Adresse und Telefonnummer mitteilen.

8. Einladungen, Protokolle und wichtige Dokumente werden in digitaler Form in einem für die Mitglieder des Verwaltungsrats zugänglichen gemeinsamen Ordner aufbewahrt.

Titel IV - Einberufungsverfahren zu Sitzungen

9. Generalversammlung

   • Einladung mindestens 15 Tage vor der Sitzung versandt, gemäß der Satzung.
   • Die Einladung enthält: Datum, Uhrzeit, Ort (oder Modus der Fernteilnahme), Tagesordnung.
   • Die vorbereitenden Unterlagen (Konten, Haushaltsplan, Berichte) werden mindestens 7 Tage vor der Sitzung versandt.

10. Verwaltungsrat

    • Einladung mindestens 7 Tage vor der Sitzung versandt.
    • Bei Dringlichkeit kann der Präsident mit verkürzter Frist einberufen, sofern er alle Verwalter darüber informiert.

Titel V - Durchführung der Sitzungen

11. Jede Sitzung wird vom Präsidenten oder, in seiner Abwesenheit, vom Sekretär oder einem dazu bestimmten Verwalter geleitet.

12. Für jede Sitzung (GV und VR) wird ein Protokoll erstellt. Es erwähnt:

    • das Datum, die Uhrzeit und den Ort (oder den Modus der Durchführung);
    • die Anwesenden, Abwesenden und Entschuldigten;
    • die erörterten Punkte und die gefassten Beschlüsse;
    • das Ergebnis der Abstimmungen.

13. Die Protokolle werden vom Präsidenten und vom Sekretär unterzeichnet und anschließend im digitalen Register der Vereinigung aufbewahrt.

Titel VI - Beschlussfassung

14. Gemäß der Satzung (Art. 70-71) werden die Beschlüsse im Konsens gefasst, und mangels Einigung wird mit einfacher Mehrheit abgestimmt. Im Falle einer Blockade wird eine Abstimmung organisiert: Das Quorum beträgt 4/5 der anwesenden oder vertretenen Verwalter, und die Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst (Stimmenthaltungen werden nicht berücksichtigt). Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme des Präsidenten den Ausschlag, sofern der Rat mindestens drei Verwalter zählt.

15. In dringenden Fällen können die Beschlüsse auf elektronischem Wege (E-Mail, Videokonferenz) gefasst werden, sofern alle Verwalter konsultiert wurden und das in der Satzung vorgesehene schriftliche Verfahren eingehalten wird.

16. Jeder Verwalter kann eine geheime Abstimmung über einen bestimmten Punkt verlangen.

Titel VII - Beitragsverwaltung

17. Die Höhe der Jahresbeiträge wird vom Verwaltungsrat festgelegt und den Mitgliedern spätestens bis zum 31. Januar jedes Geschäftsjahrs mitgeteilt.

18. Die Beiträge sind innerhalb von 30 Tagen nach der Beitragsforderung zu zahlen.

19. Jedes Mitglied, das seinen Beitrag nicht innerhalb von 60 Tagen nach Fälligkeit entrichtet, gilt als säumig. Der Verwaltungsrat kann nach Mahnung die Rechte des Mitglieds (Zugang zu den Aktivitäten, Stimmrecht) suspendieren.

20. Beitragsquittungen werden auf Anfrage ausgestellt.

Titel VIII - Verwaltung der Aktivitäten

21. Jede Aktivität untersteht der Verantwortung eines vom Verwaltungsrat bestimmten Aktivitätsverantwortlichen.

22. Der Aktivitätsverantwortliche:

    • organisiert die Sitzungen gemäß dem festgelegten Plan;
    • sorgt für die Einhaltung der besonderen Geschäftsordnung der Aktivität;
    • führt eine Anwesenheitsliste der Teilnehmer;
    • berichtet dem Verwaltungsrat.

23. Bei Abwesenheit des Verantwortlichen bestimmt dieser einen Vertreter unter den Teilnehmern.

Titel IX - Verwendung von Ausrüstung und Bekleidung

24. Die von der VoG für die verschiedenen Aktivitäten bereitgestellte Ausrüstung und Bekleidung wird den Teilnehmern für die Dauer ihrer Teilnahme verliehen.

25. Jeder Teilnehmer ist für das ihm anvertraute Material verantwortlich und muss es in gutem Zustand zurückgeben.

26. Im Falle des Verlusts, der Beschädigung oder der Nichtrückgabe wird der vom Verwaltungsrat festgelegte Betrag vom Teilnehmer eingefordert.

Titel X - Vertraulichkeit und Privatsphäre

27. Die personenbezogenen Daten der Mitglieder (Name, Adresse, Telefon, E-Mail) werden ausschließlich für die Zwecke der Funktionsweise der Vereinigung verwendet.

28. Diese Daten werden ohne vorherige Zustimmung des betreffenden Mitglieds nicht an Dritte weitergegeben, außer im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung.

29. Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) holt die VoG mittels eines bei der Anmeldung unterzeichneten Formulars die ausdrückliche Einwilligung jedes Mitglieds in die Verwendung seines Bildes (Fotos, Videos) zu Kommunikationszwecken (Webseite, soziale Netzwerke, Flyer) ein. Diese Einwilligung kann jederzeit schriftlich beim Verwaltungsrat widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung wird innerhalb einer angemessenen Frist wirksam und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung. Bei Minderjährigen wird die Einwilligung vom gesetzlichen Vertreter erteilt.

Titel XI - Werbung und externe Kommunikation

30. Jede Kommunikation im Namen der VoG (Presse, soziale Netzwerke, öffentliche Veranstaltungen) muss vom Verwaltungsrat genehmigt werden.

31. Nur die Mitglieder des Verwaltungsrats können die VoG gegenüber Dritten verpflichten.

32. Den Mitgliedern steht es frei, über ihre eigene Teilnahme an der Vereinigung zu sprechen, sie können jedoch ohne Genehmigung die VoG nicht verpflichten oder Positionen in deren Namen äußern.

Titel XII - Konfliktbewältigung

33. Jede Streitigkeit zwischen Mitgliedern oder zwischen einem Mitglied und der Vereinigung muss zunächst dem Verwaltungsrat schriftlich zur Kenntnis gebracht werden.

34. Der Verwaltungsrat versucht, den Konflikt durch Mediation zu lösen.

35. Im Falle des Scheiterns kann die Streitigkeit der Generalversammlung vorgelegt werden, deren Entscheidung souverän ist.

Titel XIII - Änderungen der vorliegenden Geschäftsordnung

36. Die vorliegende Geschäftsordnung kann vom Verwaltungsrat geändert werden. Gemäß Artikel 74 der Satzung können jedoch die Bestimmungen über die Rechte und Pflichten der effektiven Mitglieder, die Befugnisse der Organe oder die Funktionsweise der Generalversammlung nur von der Generalversammlung mit einer Zweidrittelmehrheit der Stimmen geändert werden.

37. Jede Änderung wird den Mitgliedern innerhalb einer Frist von 15 Tagen mitgeteilt.