Règlement d’ordre intérieur

Titre I - Objet et champ d’application

1. Le présent règlement d’ordre intérieur complète les statuts de l’ASBL “Le Comité Kurde” (LCK). Il définit les règles de fonctionnement quotidien de l’association.

2. Le présent règlement est complémentaire aux statuts. En cas de contradiction, les statuts prévalent.

Titre II - Siège et réunions

3. Le siège social est fixé par les statuts. L’ASBL ne disposant pas de locaux permanents propres pour ses activités administratives, la correspondance est traitée au siège social ou à toute autre adresse désignée par le Conseil d’administration.

4. Les réunions du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale peuvent se tenir :

   • en présentiel, dans tout lieu approprié (salle louée, café, domicile d’un membre) ;
   • par visioconférence ou audioconférence ;
   • par consultation écrite (procédure écrite prévue aux statuts).

5. Les modalités de convocation précisent le lieu ou le lien de connexion.

Titre III - Communication

6. Les communications officielles de l’ASBL sont effectuées par :

   • courrier électronique (e-mail) ;
   • messagerie instantanée (WhatsApp, Signal, etc.) ;
   • tout autre moyen écrit convenu entre les membres.

7. Les membres doivent communiquer une adresse e-mail et un numéro de téléphone valides au Conseil d’administration.

8. Les convocations, procès-verbaux et documents importants sont conservés sous forme numérique dans un dossier partagé accessible aux membres du Conseil d’administration.

Titre IV - Procédure de convocation aux réunions

9. Assemblée générale

   • Convocation envoyée au moins 15 jours avant la réunion, conformément aux statuts.
   • La convocation contient : date, heure, lieu (ou mode de participation à distance), ordre du jour.
   • Les documents préparatoires (comptes, budget, rapports) sont envoyés au moins 7 jours avant la réunion.

10. Conseil d’administration

    • Convocation envoyée au moins 7 jours avant la réunion.
    • En cas d’urgence, le président peut convoquer avec un délai réduit, sous réserve d’en informer tous les administrateurs.

Titre V - Tenue des réunions

11. Chaque réunion est dirigée par le président ou, en son absence, par le secrétaire ou un administrateur désigné.

12. Un procès-verbal est rédigé pour chaque réunion (AG et CA). Il mentionne :

    • la date, l’heure et le lieu (ou le mode de tenue) ;
    • les présents, absents et excusés ;
    • les points discutés et les décisions prises ;
    • le résultat des votes.

13. Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire, puis conservés dans le registre numérique de l’association.

Titre VI - Prise de décisions

14. Conformément aux statuts (art. 70-71), les décisions sont prises par consentement, et à défaut d’accord, il est procédé au vote à la majorité simple. En cas de blocage, un vote est organisé : le quorum est de 4/5e des administrateurs présents ou représentés, et les décisions sont prises à la majorité simple (les abstentions ne sont pas comptabilisées). En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante si le Conseil compte au moins trois administrateurs.

15. En cas d’urgence, les décisions peuvent être prises par voie électronique (e-mail, visioconférence), à condition que tous les administrateurs aient été consultés et que la procédure écrite prévue aux statuts soit respectée.

16. Tout administrateur peut demander un vote secret sur un point particulier.

Titre VII - Gestion des cotisations

17. Le montant des cotisations annuelles est fixé par le Conseil d’administration et communiqué aux membres au plus tard au 31 janvier de chaque exercice.

18. Les cotisations sont payables dans les 30 jours suivant l’appel de cotisation.

19. Tout membre qui ne paie pas sa cotisation dans les 60 jours suivant l’échéance est considéré comme défaillant. Le Conseil d’administration peut, après rappel, suspendre les droits du membre (accès aux activités, droit de vote).

20. Les reçus de cotisations sont délivrés sur demande.

Titre VIII - Gestion des activités

21. Chaque activité est placée sous la responsabilité d’un responsable d’activité désigné par le Conseil d’administration.

22. Le responsable d’activité :

    • organise les séances selon le planning défini ;
    • assure le respect du règlement particulier de l’activité ;
    • tient une présence des participants ;
    • fait rapport au Conseil d’administration.

23. En cas d’absence du responsable, celui-ci désigne un remplaçant parmi les participants.

Titre IX - Utilisation des équipements et tenues

24. Les équipements et tenues fournis par l’ASBL pour les différentes activités sont prêtés aux participants pour la durée de leur participation.

25. Chaque participant est responsable du matériel qui lui est confié et doit le restituer en bon état.

26. En cas de perte, de détérioration ou de non-restitution, le montant défini par le Conseil d’administration est réclamé au participant.

Titre X - Confidentialité et vie privée

27. Les données personnelles des membres (nom, adresse, téléphone, e-mail) sont utilisées uniquement pour les besoins du fonctionnement de l’association.

28. Ces données ne sont pas communiquées à des tiers sans accord préalable du membre concerné, sauf obligation légale.

29. Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), l’ASBL recueille le consentement explicite de chaque membre, via un formulaire signé lors de l’inscription, pour l’utilisation de son image (photos, vidéos) à des fins de communication (site web, réseaux sociaux, flyers). Ce consentement peut être retiré à tout moment par écrit auprès du Conseil d’administration. Le retrait du consentement prend effet dans un délai raisonnable et n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait. Pour les mineurs, le consentement est donné par le représentant légal.

Titre XI - Publicité et communication externe

30. Toute communication au nom de l’ASBL (presse, réseaux sociaux, événements publics) doit être autorisée par le Conseil d’administration.

31. Seuls les membres du Conseil d’administration peuvent engager l’ASBL auprès de tiers.

32. Les membres sont libres de parler de leur propre participation à l’association, mais ne peuvent pas engager l’ASBL ou exprimer des positions au nom de celle-ci sans autorisation.

Titre XII - Gestion des conflits

33. Tout litige entre membres ou entre un membre et l’association doit d’abord être porté à la connaissance du Conseil d’administration par écrit.

34. Le Conseil d’administration tente de résoudre le conflit par la médiation.

35. En cas d’échec, le litige peut être porté à l’Assemblée générale, dont la décision est souveraine.

Titre XIII - Modifications du présent règlement

36. Le présent règlement peut être modifié par le Conseil d’administration. Toutefois, conformément à l’article 74 des statuts, les dispositions relatives aux droits et obligations des membres effectifs, aux pouvoirs des organes ou au fonctionnement de l’Assemblée générale ne peuvent être modifiées que par l’Assemblée générale, à la majorité des deux tiers des voix.

37. Toute modification est communiquée aux membres dans un délai de 15 jours.