Deze vertaling is louter informatief. In geval van geschil of interpretatieverschil heeft de Franse versie juridische voorrang. De Belgische wettelijke verwijzingen (Code des sociétés et des associations — CSA, Code de droit économique — CDE) blijven in hun oorspronkelijke Franse benamingen behouden.

Huishoudelijk reglement

Titel I - Voorwerp en toepassingsgebied

Dit huishoudelijk reglement vult de statuten van de vzw “Le Comité Kurde” (LCK) aan. Het bepaalt de regels voor de dagelijkse werking van de vereniging.
Dit reglement is aanvullend op de statuten. In geval van tegenstrijdigheid hebben de statuten voorrang.

Titel II - Zetel en vergaderingen

De maatschappelijke zetel wordt door de statuten bepaald. Aangezien de vzw niet over eigen permanente lokalen voor haar administratieve activiteiten beschikt, wordt de correspondentie afgehandeld op de maatschappelijke zetel of op elk ander adres aangeduid door de Raad van Bestuur.
De vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene Vergadering kunnen plaatsvinden:
- fysiek, in elke geschikte locatie (gehuurde zaal, café, woning van een lid);
- via videoconferentie of audioconferentie;
- via schriftelijke raadpleging (schriftelijke procedure voorzien in de statuten).
De oproepingsmodaliteiten preciseren de plaats of de verbindingslink.

Titel III - Communicatie

De officiële communicaties van de vzw gebeuren via:
- elektronische post (e-mail);
- instant messaging (WhatsApp, Signal, enz.);
- elk ander schriftelijk middel afgesproken tussen de leden.
De leden moeten een geldig e-mailadres en telefoonnummer aan de Raad van Bestuur meedelen.
De oproepingen, notulen en belangrijke documenten worden in digitale vorm bewaard in een gedeelde map die toegankelijk is voor de leden van de Raad van Bestuur.

Titel IV - Oproepingsprocedure voor vergaderingen

Algemene Vergadering
- Oproeping verzonden ten minste 15 dagen vóór de vergadering, overeenkomstig de statuten.
- De oproeping bevat: datum, uur, plaats (of wijze van deelname op afstand), agenda.
- De voorbereidende documenten (rekeningen, begroting, verslagen) worden ten minste 7 dagen vóór de vergadering verzonden.
Raad van Bestuur
- Oproeping verzonden ten minste 7 dagen vóór de vergadering.
- In dringende gevallen kan de voorzitter met een verkorte termijn oproepen, mits hij alle bestuurders hiervan in kennis stelt.

Titel V - Verloop van de vergaderingen

Elke vergadering wordt geleid door de voorzitter of, bij zijn afwezigheid, door de secretaris of een aangewezen bestuurder.
Voor elke vergadering (AV en RvB) worden notulen opgesteld. Zij vermelden:
- de datum, het uur en de plaats (of de wijze van houden);
- de aanwezigen, afwezigen en verontschuldigden;
- de besproken punten en de genomen beslissingen;
- het resultaat van de stemmingen.
De notulen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris en vervolgens bewaard in het digitale register van de vereniging.

Titel VI - Besluitvorming

Overeenkomstig de statuten (art. 70-71) worden beslissingen bij consent genomen, en bij gebrek aan akkoord wordt overgegaan tot stemming bij gewone meerderheid. Bij blokkering wordt een stemming georganiseerd: het quorum bedraagt 4/5 van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders, en de beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid (onthoudingen worden niet meegerekend). Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend indien de Raad ten minste drie bestuurders telt.
In dringende gevallen kunnen beslissingen langs elektronische weg worden genomen (e-mail, videoconferentie), op voorwaarde dat alle bestuurders zijn geraadpleegd en de in de statuten voorziene schriftelijke procedure wordt nageleefd.
Elke bestuurder kan een geheime stemming over een bepaald punt vragen.

Titel VII - Beheer van de bijdragen

Het bedrag van de jaarlijkse bijdragen wordt vastgesteld door de Raad van Bestuur en uiterlijk op 31 januari van elk boekjaar aan de leden meegedeeld.
De bijdragen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na de oproeping tot betaling.
Elk lid dat zijn bijdrage niet betaalt binnen 60 dagen na de vervaldag wordt als in gebreke beschouwd. De Raad van Bestuur kan, na herinnering, de rechten van het lid (toegang tot activiteiten, stemrecht) opschorten.
De ontvangstbewijzen van bijdragen worden op verzoek afgeleverd.

Titel VIII - Beheer van de activiteiten

Elke activiteit valt onder de verantwoordelijkheid van een activiteitsverantwoordelijke aangewezen door de Raad van Bestuur.
De activiteitsverantwoordelijke:
- organiseert de sessies volgens de vastgestelde planning;
- waakt over de naleving van het specifieke reglement van de activiteit;
- houdt een aanwezigheidslijst van de deelnemers bij;
- rapporteert aan de Raad van Bestuur.
Bij afwezigheid van de verantwoordelijke wijst deze een vervanger onder de deelnemers aan.

Titel IX - Gebruik van uitrusting en kledij

De uitrustingen en kledij door de vzw verstrekt voor de verschillende activiteiten worden aan de deelnemers uitgeleend voor de duur van hun deelname.
Elke deelnemer is verantwoordelijk voor het materiaal dat hem wordt toevertrouwd en moet het in goede staat teruggeven.
In geval van verlies, beschadiging of niet-teruggave wordt het door de Raad van Bestuur vastgestelde bedrag van de deelnemer gevorderd.

Titel X - Vertrouwelijkheid en privéleven

De persoonsgegevens van de leden (naam, adres, telefoon, e-mail) worden uitsluitend gebruikt voor de werking van de vereniging.
Deze gegevens worden niet aan derden meegedeeld zonder voorafgaande toestemming van het betrokken lid, behoudens wettelijke verplichting.
Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) verzamelt de vzw de uitdrukkelijke toestemming van elk lid, via een bij de inschrijving ondertekend formulier, voor het gebruik van zijn beeld (foto’s, video’s) voor communicatiedoeleinden (website, sociale netwerken, flyers). Deze toestemming kan op elk moment schriftelijk bij de Raad van Bestuur worden ingetrokken. De intrekking van de toestemming heeft uitwerking binnen een redelijke termijn en doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. Voor minderjarigen wordt de toestemming gegeven door de wettelijke vertegenwoordiger.

Titel XI - Publiciteit en externe communicatie

Elke communicatie in naam van de vzw (pers, sociale netwerken, openbare evenementen) moet door de Raad van Bestuur worden goedgekeurd.
Enkel de leden van de Raad van Bestuur kunnen de vzw verbinden ten aanzien van derden.
De leden zijn vrij om over hun eigen deelname aan de vereniging te spreken, maar mogen de vzw niet verbinden of standpunten in haar naam innemen zonder toestemming.

Titel XII - Conflictbeheer

Elk geschil tussen leden of tussen een lid en de vereniging moet eerst schriftelijk ter kennis worden gebracht van de Raad van Bestuur.
De Raad van Bestuur tracht het conflict via bemiddeling op te lossen.
Bij mislukking kan het geschil worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering, wier beslissing soeverein is.

Titel XIII - Wijzigingen van dit reglement

Dit reglement kan worden gewijzigd door de Raad van Bestuur. Overeenkomstig artikel 74 van de statuten kunnen de bepalingen betreffende de rechten en verplichtingen van de effectieve leden, de bevoegdheden van de organen of de werking van de Algemene Vergadering echter enkel door de Algemene Vergadering worden gewijzigd, met een meerderheid van twee derde van de stemmen.
Elke wijziging wordt binnen een termijn van 15 dagen aan de leden meegedeeld.